Mnogi rukovodioci priznaju da im je najteže da kritikuju nečiji rad u direktnom kontaktu sa zaposlenim. Međutim, odlaganje uglavnom dovodi do toga da se remeti hemija u celom timu i brod kreće u pogrešnom smeru.
Kako popratiti brod na pravi kurs, naročito, ako ste poznati kao pozitivna i fina osoba u kompaniji. Kako napraviti taj korak i početi da dajete konstrktivne povratne informacije?
Kler Liv, izvršna direktorka Agencije za obuku menadžera, Know Your Team, predlaže nekoliko fraza za koje je ustanovila da su najkorisnije ukoliko treba da date negativnu ocenu o nečijem radu.
Zatražite dozvolu da date povratne informacije o nečijem radu
Kada treba da iznesete negativne povratne informacije, najpre pitajte da li je kolega spreman sada ili u nekom drugom trenutku da ih čuje. Niko ne voli da ga prepadaju usred radnog dana ili da ga „izbombarduju“ na licu mesta, a da ne očekuje loše vesti. Fraze koje mogu poslužiti za „traženje dozvole“.
„Da li biste bili spremni da čujete kratke povratne informacije o nekoliko stvari koje sam primetio/la?“
„Pre neki dan sam čuo/la nekoliko stvari o kojima mislim da bi trebalo da porazgovaramo – da li ste otvoreni za to?“
„Imate li vremena tokom dana da porazgovaramo o nekoliko stvari koje sam primetio/la?“
„Da li biste želeli da sednemo i razgovaramo o različitim načinima na koje oboje možemo da poboljšamo učinak?“ (Koristite je samo ako iskreno želite da razgovarate o tome kako i sami možete da se poboljšate.)
Postavite se kao da vam je stalo do te osobe
Jasno stavite do znanja šta vam je namera kada kolegi dajete povratnih informacija. Naglasite da se ne radi o tome da je uništite, već da želite da bude bolja. Na primer, možete reći nešto poput:
„Ovo govorim jer verujem u tebe i ono za šta si sposoban/na…“
„Kažem vam ovo jer želim da uspete…“
„Ovo mi je važno jer mi je stalo do uspeha tima u celini…“
Držite se konkretnih primera
Fokusirajte se na konkretne postupke, a ne na lične karakteristike osobe. Ovo pomaže da druga osoba ne zauzme čvrst odbrambeni stav kada mu iznesete komentar, a takođe pomaže da bude sasvim jasno šta zapravo želite da bude promenjeno.
„Kada si uradio ___, osećao sam se ___…“
„Evo šta sam video…”
„Evo šta sam primetio…”
„Evo gde mislim da postoji prilika da se poboljša…“
Na primer, ako mislite da je kolega napisao aljkav imejl klijentu, umesto da kažete: „Mislim da si nemaran i neuredan“… mogli biste da kažete: „Primetio/la sam da je u mejlu koji ste napisali bilo nekoliko grešaka i bilo mi je neprijatno što je posao nemarno urađen.“
Imajte u vidu da niste nepogrešivi
Ne zaboravite da su vaše povratne informacije samo interpretacija onoga što ste primetili i vaša sopstvena perspektiva o tome kako se stvari mogu poboljšati u budućnosti. Vaša perspektiva nije univerzalna istina. Da biste ovo razjasnili drugoj osobi, možete reći nešto poput:
„Da li sam nešto popustio/la?“
„Da li tako gledate na stvari ili vidite stvari drugačije?“
„Da li sam nešto pogrešno shvatio/la?“
„I sam/a sam nekada pravio/la ovakve greške…”
„Možda vam nisam dao/la sve informacije…”
Izgovorite poslednje dve fraze samo ako zaista verujete da ste ranije napravili istu grešku ili ako mislite da ste delimično krivi što niste podržali ovog zaposlenog onako kako ste mogli. Nema napretka ako izgovorite ove fraze, a ne mislite tako.
Pokažite zainteresovanost
Kada dajete povratnu informaciju, to bi trebalo da izgleda kao razgovor. Niko ne voli da mu se pridikuje. Ovo je istovremeno i prilika da čujete i šta taj kolega misli o problemu. Da biste to uradili, možete jednostavno pitati…
„Šta vi mislite?“
„Ima li nešto što vam nije bilo jasno?“
„Šta mislite da bismo mogli da preduzmemo kako bismo krenuli napred?“
Osim korisnih fraza, podsetite se da je davanje teških, iskrenih povratnih informacija u najboljem interesu vašeg tima. Biti dobar vođa zahteva ponekad teške i neprijatne razgovore. To je prirodan i ne tako glamurozan deo pozicije lidera. Podsetite se da je ovo deo posla, koliko god da je bolan i da radite pravu stvar govoreći istinu.
Verovatno i dalje ne volite da dajete negativne povratne informacije, ali ove fraze će vam pomoći da postanete bolji u tome, smatra Kler Liv.
(RTS)